Controllo tecnico, contabile e amministrativo

Il controllo tecnico, amministrativo e contabile è il momento cruciale di tutto il procedimento legato agli appalti pubblici.

La realizzazione degli appalti pubblici, il cui iter è descritto nella guida semplificata è suddivisa in fasi. Il controllo dell’esecuzione degli appalti è parte della fase di esecuzione.

i riferimenti normativi di questa parte sono il codice contratti (D.Lgs. 50/2016)e il decreto ministeriale 49/2018 relativo al direttore dei lavori (DL) ed il direttore dell’esecuzione del contratto (DEC).

Tipi di controlli

I controlli sono:

• tecnici: tutti i controlli specifici all’aspetto tecnico svolti in relazione alle prescrizioni dei capitolati speciali descrittivi e prestazionali e le normative tecniche di settore;
• amministrativi: sono controlli volti ad accertare la conformità degli atti;
• contabili: controlli finalizzati a verificare l’esatta quantificazione economica delle prestazioni eseguite.

Chi li esegue?

Le figure principali sono (c. 1 art. 101 D.Lgs. 50/2016):

• II Responsabile Unico del Procedimento (RUP);
• il Direttore dell’Esecuzione del contratto (DEC) per servizi e forniture;
• il Direttore dei Lavori (DL) per lavori;
• Direttori operativi (DO);
• Ispettori di cantiere (IC);
• Collaudatore per i lavori;
• Verificatore della conformità per sevizi e forniture.

Il DEC o il DL possono essere individuati con il seguente ordine (c. 1 art. 111 D’.Lgsl. 50/2016):

1. soggetti dell’ente di appartenenza;
2. soggetti di altre amministrazioni pubbliche, previo apposito accordo (art. 15 L. 241/1990);
3. soggetti di altre amministrazioni pubbliche, previa intesa o convenzione  (art. 30 D.Lgsl. 267/2000);
4. al progettista incaricato;
5. ad altri soggetti scelti con le procedure previste dal presente codice per l’affidamento degli incarichi di progettazione.

Step fondamentali

Al dilà di ogni specifica differenza tra le tipologie di appalto di lavori, servizi o forniture, gli step fondamentali per effettuare il controllo tecnico, contabile e amministrativo efficace sono i seguenti:

• accettazione preliminare dei materiali prima della loro collocazione, installazione;
• accettazione definitiva dei materiali una volta installati;
• compilazione dei documenti contabili;
• rilascio degli stati d’avanzamento;
• emissione dei certificati per il pagamento degli acconti;
• controllo dello sviluppo delle attività entro i limiti dei tempi e delle somme autorizzate.

Accettazione dei materiali

La gestione di una corretta fase di accettazione dei materiali permette sia alla ditta esecutrice che alla RUP di avere la certezza che i materiali che saranno acquistati ed utilizzati sono quelli previsti dal progetto.

Pertanto, in base a quanto previsto dall’art. 6 del DM 49/2018 che è valido per i lavori, ma sicuramente lo è anche per i servizi e forniture, benchè non esplicitamente richiamato nel DM, l’attività di accettazione la svolge il DL o il DEC e pertanto esegue tutti i controlli e le prove previste:

• dalle vigenti norme nazionali ed europee;
• dal Piano d’azione nazionale per la sostenibilità ambientale dei consumi della pubblica amministrazione (in particolare i Criteri Ambientali Minimi CAM);
• dal capitolato speciale d’appalto.

Preferiamo suddividere l’attività di accettazione dei materiali in due sotto attività per evitare contestazioni tra ditta esecutrice e direzione dei lavori o direzione dell’esecuzione del contratto:

• Accettazione preliminare:
  • prima dell’acquisto: la Ditta trasmette al DL/DEC l’elenco, il DL/DEC da assenso o rigetta per le modifiche;
  • prima della installazione: una volta arrivati in sito i materiali, il DL/DEC da assenso o rigetta i materiali;
• Accettazione definitiva:
  • dopo la loro installazione il DL/DEC verifica la corretta installazione.

Compilazione dei documenti contabili

Come per quanto riguarda l’accettazione dei materiali, è necessario avere la stessa cura nella compilazione dei documenti contabili sia che si tratti di lavori, di servizi e di forniture. Pertanto per ogni tipologia di appalto avrà le sue modalità d’ contabilità, ma l’attenzione sarà sempre quella. Avremo quindi documenti contabili per i lavori e documenti contabili per servizi e forniture.

Il DL/DEC effettua il controllo della spesa legata all’esecuzione delle prestazioni, attraverso la compilazione con precisione e tempestività dei documenti contabili, che sono atti pubblici a tutti gli effetti di legge, con i quali si realizza l’accertamento e la registrazione dei fatti producenti spesa.

A tal fine provvede a classificare e misurare le lavorazioni eseguite, nonché a trasferire i rilievi effettuati sul registro di contabilità e per le conseguenti operazioni di calcolo che consentono di individuare il progredire della spesa. Secondo il principio di costante progressione della contabilità, le predette attività di accertamento dei fatti producenti spesa devono essere eseguite contemporaneamente al loro accadere e, quindi, devono procedere di pari passo con l’esecuzione.

Rilascio degli stati d’avanzamento

Lo Stato di Avanzamento è l’atto contabile nel quale sono riassunte tutte le prestazioni eseguite che è funzionale al pagamento delle rate di acconto previste dal contratto e per l’emissione del successivo certificato di pagamento (art. 13 DM 49/2018)

Se il corrispettivo per il pagamento di un appalto è stato suddiviso in base al contratto in “N” stati di avanzamento, il DL/DEC dovrà redigere uno stato di avanzamento dopo che il suo importo avrà raggiunto la somma pari al rapporto dell’importo contrattuale diviso “N” (SA=ImportoContratto : N). Un secondo metodo di definizione dell’acconto, molto più diffuso, lo stato di vvanzamento viene definito economicamente nel contratto. Ma il risultato non cambia.

Lo stato di avanzamento è una rata di acconto dell’importo contrattuale.

Tempi di emissione dei certificati per il pagamento degli acconti

Una volta che il DL/DEC ha emesso lo stato di avanzamento, lo trasmette al RUP il quale emana il Certificato di Pagamento.

I tempi che intercorrono tra l’adozione dello Stato di Avanzamento e l’emissione del Certificato di Pagamento sono minimi e vincolanti per legge.

I certificati di pagamento relativi agli acconti del corrispettivo di appalto sono emessi:

• contestualmente all’adozione di ogni stato di avanzamento dei lavori;
• comunque entro un termine non superiore a 7 giorni dall’adozione degli stessi.

I pagamenti relativi agli stati di avanzamento dell’appalto sono effettuati (comma 1 articolo 113-bis codice contratti) :

• nel termine di 30 giorni decorrenti dall’adozione;
• salvo che sia espressamente concordato nel contratto un diverso termine, comunque non superiore a 60 giorni e purché ciò sia oggettivamente giustificato dalla natura particolare del contratto o da talune sue caratteristiche.

Controllo dello sviluppo delle attività entro i limiti dei tempi e delle somme autorizzate

Il controllo tecnico contabile e amministrativo del contratto richiede il costante controllo da parte di tutti i soggetti che seguono il procedimento. In caso il RUP, DL/DEC reputino necessario modificare le somme autorizzate è necessario intervenire con le modifiche contrattuali che sono state riportate in un post apposito.

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